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/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 029a / pmap213.zip / PMP_HELP.TXT < prev    next >
Text File  |  1990-06-18  |  6KB  |  151 lines
  1. |0 F2 - EDIT
  2. When it is necessary to change information for an existing record use the
  3. EDIT function.  You may only EDIT the record that is currently shown on the
  4. screen; therefore, use the SEARCH command, or the Record Movement Keys to
  5. locate the desired record.  
  6.  
  7. When you are in the EDIT mode the fields of the record will change intensity
  8. and the cursor will be located in the first field of the record.  The screen
  9. will also display the ADD/EDIT AND FIELD MOVEMENT KEYS in the bottom portion
  10. of the screen.  You may now begin changing any of the database fields.
  11.  
  12. At any time prior to leaving the last field you may exit EDIT without saving
  13. the modifications by pressing the ESC key.  On the other hand you may exit
  14. and save your changes by passing through all the fields, or by pressing the
  15. PG DN key from any field.
  16. |1 F3 - ADD
  17. The ADD selection works very much as EDIT.  When entering the ADD mode you
  18. see the same type of screen as in EDIT but the fields are all blank, waiting
  19. for you to enter new data into your list of records.
  20.  
  21. All the rules of the EDIT mode also apply to ADD.  At any time prior to
  22. leaving the last field you may exit EDIT without saving the modifications by
  23. pressing the ESC key.  On the other hand you may exit and save your changes
  24. by passing through all the fields, or by pressing the PG DN key from any
  25. field.
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31. |2 F4 - DELETE
  32. There are two methods used to erase records when you select the DELETE
  33. option.  You may remove the current record (that data currently shown on the
  34. screen), or you may remove all the records that have been previously "tagged"
  35. (see TAG and MASS TAG for more information).  In either case it is important
  36. to understand that once you delete a record it is permanently removed from
  37. your database.  
  38.  
  39. Although there are many caution message windows to prevent you from
  40. accidently deleting records it is a good idea to back up your data prior to
  41. performing any major deletion action.
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46. |3 F5 - TAG
  47. The TAG option works as a toggle only on the current record.  By pressing the
  48. TAG key the message "Tagged Record" will either appear or disappear.  When
  49. you see it on the screen that means your record has been marked tagged and
  50. will be included in any option that uses tagged records (as in DELETE and
  51. PRINT).
  52.  
  53. The TAG and MASS TAG commands are very closely related and should be used in
  54. conjunction to save time and give a user the ability to fine tune the DELETE
  55. and PRINT options.
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61. |4 F6 - MASS TAG
  62. This option works as a toggle that passes through every record of the
  63. database and either untags or tags depending on the state of any one record. 
  64. If there is at least one tagged record than MASS TAG will untag every tagged
  65. record.  If no records are tagged then all records will be marked tagged.
  66.  
  67. The TAG and MASS TAG commands are very closely related and should be used in
  68. conjunction to save time and give a user the ability to fine tune the DELETE
  69. and PRINT options.
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76. |5 F7 - PRINT
  77. PRINT has options to output labels, envelopes, reports, and postnet labels. 
  78. It is very important to understand that the manner in which data is printed
  79. depends primarily on the items you designated using the UTILITY select
  80. defaults option.  Make certain you are using the same size envelopes or
  81. labels that have been previously specified, and that the correct printer is
  82. selected.
  83.  
  84. When printing envelopes be sure you feed the stock face up with the top to
  85. the left.  You will be prompted to manually feed the envelope then insert
  86. your blank stock and press any key.  Continue for each envelope.
  87.  
  88. Check the current output indicators prior to printing labels and envelopes.
  89. These indicators will be listed when you choose the number of sets you
  90. request printed.
  91. |6 F8 - SEARCH
  92. As the number of addresses in your database increases it will become more and
  93. more time consuming to use the Record Movement Keys to locate any particular
  94. record.  SEARCH will find any record in less than a second regardless of the
  95. size of your database.
  96.  
  97. You can SEARCH using the following keys:  Name, Title, Company Name, City,
  98. ZIP, or by Record Number.  When you activate SEARCH the sort order of your
  99. database will change to the key you selected and the search you requested
  100. will become the current record.  If no match is found you will see a prompt
  101. that will allow you to continue or exit to the main menu.
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106. |7 F9 - INDEX
  107. Database files, such as those used by PMP, keep your data in various sort
  108. orders so that it is easier to maintain and manipulate your records.  There
  109. are times, especially when you have had to exit PMP incorrectly, that these
  110. files will become corrupt.  If you load PMP and get various error messages,
  111. proceed to the main menu and select INDEX before any other selection.
  112.  
  113. If you feel that PMP is sorting your data incorrectly, or has trouble
  114. locating searches that are obviously in your database, then you may want to
  115. INDEX; by doing so you will probably resolve any difficulty.
  116.  
  117. Many of the options in PMP automatically perform the INDEX function.
  118.  
  119.  
  120.  
  121. |8 F10 - UTILITY
  122. Backup/Restore, Changing the Sort Order, and Settings are the options to be
  123. found under UTILITY.
  124.  
  125. Backup/Restore copies the current database from or to the designated backup
  126. drive using DOS copy.  
  127.  
  128. You may change the order in which your records are output by selecting the
  129. Changing the Sort Order option.
  130.  
  131. The Settings option changes the system defaults. These defaults determine
  132. what you are printing, how you are printing, what disk you use for backup and
  133. the name of the current database file.
  134.  
  135.  
  136. |9 F1 - HELP
  137. When the HELP selection is executed you will see the list of all main menu
  138. items just as they normally appear.  To read information on each of these
  139. areas simply select the items as you would do using the main menu.
  140.  
  141. Nearly all of the on-line help screens are taken directly from the User's
  142. Guide.  Keep in mind there will normally be somewhat more the information
  143. found in the written documentation.
  144.  
  145. All on-line help text is located in the file PMP_HELP.TXT, which you may wish
  146. to print and use as a quick reference guide.
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.